DATENSCHUTZANFORDERUNGEN AN EIN DMS
Management von Informationen - Datenschutzanforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der zentralen und medienbruchfreien Verwaltung elektronischer Dokumente sowie ihrer Wiederauffindbarkeit und spart damit Zeit und Kosten.
Andererseits entsteht durch die elektronische Abbildung der Tätigkeiten der Mitarbeiter eine große Menge zusätzlicher Informationen, die gezielt zur Ausforschung sowie permanenten Verhaltens- und Leistungskontrolle einzelner oder aller Mitarbeitern genutzt werden können.
Klare Regelung der Zugriffsrechte
Die Firmenleitung sieht ein Dokumentenmanagementsystem häufig als Informations- und Wissenstool für alle Beschäftigten an, wobei alle Mitarbeiter Zugriff auf (fast) alle Dokumente haben sollen. Datenschutzrechtlich besteht aber auch bei einem DMS die klare Forderung: Es dürfen immer nur so viele Zugriffsrechte vergeben werden, wie es für die Aufgabenwahrnehmung notwendig ist. Somit ist sicherzustellen, dass jeder Nutzer nur die Dokumente sehen kann, die seiner jeweiligen Verfügungsberechtigung unterliegen. Wie ist dieser Widerspruch zu lösen?
Wichtig schon vor Einsatz eines DMS
Bereits im Vorfeld des geplanten Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems müssen Sie wissen, wie die grundlegenden Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit aussehen und können Unsicherheiten abklären:
- über die Erforderlichkeit einer Vorabkontrolle
- wie Sie die (unerlaubten) Zugriffe eines Systemverwalters kontrollieren
- damit die Rechte der Betroffenen ausreichend beachtet werden
- um die Einhaltung der Vertraulichkeit, der Authentizität, der Integrität, der Revisionsfähigkeit und der Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten
- welche Aufbewahrungsfristen bestehen, und wie nicht mehr benötigte Dokumente gelöscht werden müssen.
Der Vortrag bereitet Sie darauf vor, alle datenschutzrelevanten Aspekte zu berücksichtigen.
(Quelle: IDACON-Programm 2007)
Link zum IDACON-Vortrag - Teil 1/3, 2/3 und 3/3
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